Hoe boek ik een reis op onze website?

Stap 1: Zoek uw reis
U kan op 3 manieren een reis vinden:

• Via de categorieën bovenaan de website
• Via de zoekbalk bovenaan
• Via de zoeker in het midden van de homepagina

Stap 2: Bekijk de reisdetails
Eens u op een reis klikt, komt u terecht op de pagina van die specifieke reis. Scrol naar onder voor meer info, verdeeld over 5 tabs:

• Data & prijzen
• Verblijf
• Inbegrepen
• Programma
• Belangrijke info

Stap 3: Kies uw datum en prijs
Klik op de tab "Data & prijzen" om alle beschikbare data en prijzen te bekijken. Klik op een datum en prijs om het prijsberekeningsscherm te openen (rechts op uw scherm).

Stap 4: Personaliseer uw reis
In het prijsberekeningsscherm kan u volgende zaken aanpassen:

• Datum
• Vertrek: plaats van vertrek (keuze uit verschillende ophaalplekken)
• Zitplaats: luxe viersterrenseat of royal class (+25€, +20cm beenruimte per persoon)
• Kamers: aantal kamers
• Transport: autocarnummer (maakt geen verschil voor uw boeking)
• Per kamer:
  • Aantal volwassenen
  • Aantal kinderen
  • Type kamer
  • Regime: volpension, kamer & ontbijt, halfpension of all-in

Stap 5: Controleer de beschikbaarheid
Na de prijsberekening ziet u een kleurcode:

• 🟢 Groen: alles beschikbaar, u kan direct boeken
• 🟠 Oranje: boeking mogelijk, maar op aanvraag. Wij nemen dan eerst contact op met het hotel. Reactie normaal binnen de 4 werkdagen
• 🔴 Rood: geen plaats meer (autocar volzet of kamertype niet beschikbaar)

Stap 6: Rond uw reservatie af

Kies uw extra opties

• Annulatieverzekering: 4,5% van de totale reissom óf 4,5€ per dag per persoon
• Parking: mogelijkheid om een parkeerplaats te reserveren
  • ⚠️ De nummerplaat kan niet online worden doorgegeven. Hiervoor neemt u nadien telefonisch contact met ons op.

Vul daarna uw persoonlijke gegevens in om de boeking te bevestigen.

⚠️ Belangrijk: bij een online boeking dient het voorschot steeds onmiddellijk betaald te worden bij reservatie

Waarom zie ik geen plaats meer bij een reis of datum?

Nadat u op een reis heeft geklikt en een datum heeft geselecteerd, wordt de prijs berekend. Is er geen plaats meer beschikbaar, dan verschijnt er een rood vinkje bij zitplaats of kamer, afhankelijk van wat volzet is.

Ik vind een datum niet terug die wel in de brochure staat, hoe komt dat?

Staat een datum uit de brochure niet op de website, of ziet u bij een reis de melding "niet meer beschikbaar", dan betekent dit dat deze reis volzet is of niet meer doorgaat.

Wanneer u online reserveert, worden de plaatsen ook door ons reservatiesysteem bepaald. U kan uiteraard wel kiezen tussen Royal Class plaatsen of luxe 4 sterren zetels. Verder kunt u ook een voorkeur doorgeven en het systeem houdt daar rekening mee in de mate van het mogelijke. Het is helaas niet meer mogelijk om achteraf nog de zitplaatsen te gaan wijzigen.

U kan bij uw reservatie steeds een bepaalde kamervoorkeur opgeven (bv. een bepaald uitzicht, verdieping, kamernummer, …) Wij geven dan uw voorkeur door aan de hotelier. Voorkeuren worden echter nooit bevestigd of gegarandeerd. Klachten omtrent voorkeuren allerhande kunnen wij niet behandelen.

Voorkom teleurstelling en boek zo vroeg mogelijk. Zo kan u de vertrekdatum, zitplaats en het hotel boeken van uw voorkeur. Vaak geniet u ook van een vroegboekkorting (niet geldig op promoties). Wanneer het hotel van uw keuze nog een promo wil lanceren op de datum die u geboekt heeft, dan zorgen wij ervoor dat die voor uw boeking OOK van toepassing is. Het verschil krijgt u dan terug in de vorm van een waardebon. In principe betaalt u altijd minder, wanneer u vroeg boekt. Bij ‘Last Minutes’ is het vaak zoeken naar een hotel die nog beschikbaar is.

U kan een optie nemen voor 14 dagen. Na 14 dagen belt u ons kantoor (056 41 11 11) op om te bevestigen of te annuleren.

U kan de betaling uitvoeren per overschrijving op het rekeningnummer BE66 3630 3013 8243, online betalen via Paypal, Visa of Mastercard of debetkaard. Ook in ons kantoor kan u betalen per bankkaart, Visa, Mastercard, Ecocheque of cash. 

Herman & Vandamme heeft tijdens de pandemie correct het advies en de wetgeving opgevolgd inzake de annulatie, coronavoucher en terugbetaling. Wij verzekeren u dit te blijven doen. 

Sinds 2019 staan wij geen honden meer toe op alle autocars van Herman & Vandamme, omwille van de reglementeringen.

• Een geldige identiteitskaart (geldig tot 6 maanden na retour) volstaat voor elke reis, tenzij het uitdrukkelijk anders vermeld wordt bij de reis.
• Wanneer een internationale reispas nodig is, wordt dit uitdrukkelijk door Herman & Vandamme vermeld. Momenteel is voor elke reis naar Groot-Brittannië & Ierland is een internationale reispas verreist, minimum geldig 6 maanden na retour.
• Voor kinderen jonger dan 12 jaar is een kids-ID verplicht
• Minderjarigen die zonder ouder of voogd het land verlaten, hebben een toelating nodig met een stempel van het stadhuis van de woonplaats. 
• Niet-Europeanen nemen contact op met de bevoegde ambassade. 
• Wanneer u vertrekt zonder geldige boorddocumenten, dan is dat op eigen verantwoordelijkheid. Als u geweigerd wordt aan de grens, dan keert u op eigen houtje terug. 

Krijg ik nog andere papieren opgestuurd?

Bij boeking krijgt u automatisch een bestelbon/bevestiging. Zodra alles betaald is, ontvangt u 14 dagen voor vertrek ook uw transport-, hotel- en parkingvoucher (indien parking besteld werd).

Deze vouchers dient u afgedrukt mee te nemen bij vertrek. Ook de bestelbon wordt aangeraden om mee te hebben.

De labels om aan de bagage te hangen worden aan uw bagage bevestigd net voor het vertrek door de chauffeur.

Als u een parkeerplaats heeft gereserveerd, mag u de parking oprijden bij aankomst. Vaak is er een parkeerwachter aanwezig die uw parkeervoucher zal controleren (houd deze dus best bij de hand).

Hij zal ook aangeven waar er nog vrije plaatsen zijn, zodat u uw auto daar kan plaatsen. Bij het verlaten van de auto legt u de voucher zichtbaar aan de voor- of achterruit.

Neem uw sleutels mee, deze worden niet bijgehouden.

In geval van nood of problemen kan u altijd onze noodcentrale contacteren op het nummer: 056 41 11 11. Op het antwoordapparaat krijgt u telkens het mobiel nummer van wacht door. Onder noodgeval begrijpen wij: uw busje is te laat bij opstap, u dreigt zelf later te komen bij vertrek, u bent verloren gelopen in het buitenland, u bent ziek of heeft een ongeval gehad in het buitenland … Wij vragen met aandrang om dit nummer alleen te gebruiken in geval van nood, uit respect voor onze medewerkers.

Wij vragen onze klanten altijd bij de reservatie, wanneer zij niet tevreden zijn, hun klachten te melden tijdens de reis. Uw eerste contactpersonen zijn de chauffeur en/of de gids. Daarnaast kan een klacht over het hotel ook altijd aan de balie van het hotel doorgegeven worden. Kunnen zij U niet helpen, aarzel dan niet om het kantoor te contacteren. Ook buiten de kantooruren zal Herman & Vandamme proberen uw klacht te verhelpen. Wanneer een klacht pas na de reis gemeld wordt, zal deze als ongeldig beschouwd worden.

Klachten worden best via mail doorgestuurd en op een beleefde manier.

Voor alle duidelijkheid en om misverstanden te vermijden, ons on board entertainment systeem is geen gratis WiFi.

Het is onhaalbaar & onbetaalbaar om op het hele traject een goede en stabiele internet verbindign te garanderen. Daarom werd gekozen om u een systeem aan te bieden die werkt op een intern circuit binnen de car waarbij u geen data verbruikt.

U dient alleen de app te downloaden volgens de insturcites en u kan ongelimiteerd gebruik maken van films, series, muziek, spelletjes... Er is per passagiers net voldoende WiFi om de app te downloaden en in te loggen op ons on board entertainment systeem.

Het on board entertainment systeem wordt u gratis aangebode op de cars van Herman & Vandamme.

Bij een defect van het syteem of wanneer wij een car van een andere firma moeten inzette, kan u geen aanspraak maken op een tegemoetkoming.

U kan alle informatie over het on board entertainment systeem bekomen op https://www.hervan.be/onboardentertainmentsystem

Wij vragen wel om een aantal zaken bij de hand te nemen voor je belt, 

• Vertrekdatum, bestemming & naam van het gewenste hotel. 
• Naam & adres, telefoonnummer, mobiel nummer & e-mailadres. 
• Waar wens je op te stappen? Op één van de opstapplaatsen op pagina 4 of kom ja naar onze centrale vertrekplaats in Menen? Heb je een parkeerplaats nodig in Menen? Graag dan het merk & de nummerplaat van de wagen(s).
• Welke plaats wenst u op de autocar? Luxe 4 sterren of Royal Class? (Zie pagina 9 in de zomerbrochure voor meer info) 
• Hoe zit de kamerverdeling ineen? Wie slaapt bij wie in de kamer? 
• Wenst u een verzekering? Zie pagina 10, voor meer info. 
• Heeft u opmerkingen of voorkeuren aangaande de kamers? 
• Namen & geboortedata van alle deelnemers
• Nummers van een contactpersoon in geval van nood. 

1. In ons kantoor: Bruggestraat 517/519 - 8930 Menen
2. Telefonisch via ons nummer 056 41 11 11. Onze medewerkers nemen dan zo snel en efficiënt mogelijk uw reservatie aan. 
3. Via onze website www.hervan.be, kan u online cadeaubonnen aankopen en reizen boeken ongeacht onze openingstijden. 
   Vergeet dan ook niet dat u ook online moet betalen na reservatie. U kan uw voorschot en saldo betalen via Bancontact, Visa, Mastercard & Paypal. Op deze manier krijgt u ook 5% extra korting op de basisprijs, naast de 5% vroegboekkorting. Op promoties is geen enkele korting van toepassing

1. Deze krijgt u automatisch mee bij de reservatie, per e-mail. 
2. U kan ze op de website vinden, www.hervan.be
3. U kan een geprint exemplaar opvragen via ons kantoor, bel hiervoor 056 41 11 11, per mail via info@hervan.be of kom even langs in ons kantoor. 

éénpersoonskamer 

Voor een éénpersoonskamer moet extra betaald worden (die zijn beperkt in aantal). Meestal zijn deze kamers van mindere kwaliteit dan de tweepersoonskamers (bv. geen balkon, kleiner of een douche ipv een bad).  In veel gevallen zijn ook tweepersoonskamers beschikbaar voor één persoon. Soms krijgt u ook een korting in plaats van een supplement voor een single. 

Drie-, vier- of vijfpersoonskamers

In veel gevallen is een meerbedkamer, een kamer voor twee personen waar men extra bedden bijplaatst, een optie. Op uw bestelbon staat dan wel een drie of vierpersoonskamer omwille van technische redenen. Wij raden, om bovenstaande redenen, af om met 3 of 4 volwassenen één kamer te delen. Kinderen krijgen meestal een korting afhankelijk van hun leeftijd en het hotel. Men houdt rekening met de leeftijd van het kind de dag van aankomst in het hotel. Wanneer men in het hotel ontdekt dat de opgegeven leeftijd niet kopt zal u ter plaatse het supplement moeten bijbetalen. Sommige hotels hebben familiekamers of kamers met een tussendeur. Voor deze kamers moet een supplement betaald worden en een aparte aanvraag gedaan worden. 

Uw reisleid(st)ers bereiden uw droomvakantie uitvoerig voor. Ze geven u niet alleen advies, tips en nuttige informatie maar tevens heel wat interessante gegevens over de bezienswaardigheden. Wanneer u bijkomende vragen heeft dan kan u steeds terecht bij uw gids voor meer info. 

Op al onze bestemmingen heeft u de mogelijkheid deel te nemen aan uitstappen. Deze uitstappen laten u toe uw gekozen bestemming te leren kennen en ontdekken. Deze uitstappen zijn tweetalig en facultatief, ter plaatse te reserveren en te betalen in de vermelde munten. Minimum aantal deelnemers is vereist afhankelijk van de bestemming. Wij maken gebruik van deze formule zodat alle klanten voor zichzelf kunnen uitmaken wat ze al dan niet doen. Mensen die de bestemming op eigen houtje wensen te verkennen of liever wat rust nemen worden nergens toe verplicht. 

Bij rondreizen is de volledige reis vast uitgestippeld. De toegangsgelden & lunches zijn niet voorzien, tenzij anders vermeld. 

De prijzen in onze brochure zijn berekend op basis van een verblijf in een tweepersoonskamer. De kamers zijn beschikbaar op de dag van aankomst omstreeks 13.00 u. (incheck). De dag van vertrek moeten die vrij zijn voor 10 u. (uitcheck). Behalve voor Salou, Cambrils of La Pineda (10 dagen), aankomst om 04.00 u. & kamer is meteen beschikbaar. U checkt altijd in met uw voucher, die u op voorhand per e-mail zal ontvangen. 

Herman & Vandamme biedt u een uitgebreid aanbod aan hotels langs de Spaanse Costa's naar elke smaak, budget, familiesituatie, enz. Om u te helpen de beste keuze te maken hebben wij de hotels opgedeeld in 4 categorieën: 

1. Recommended
   Deze hotels worden aangeraden door Herman & Vandamme en trouwe klanten omwille van hun locatie, kwalitieve keuken, service... 
2. Adult Only of Adult Recommended 
   Deze hotels accepteren geen kinderen onder de 16 jaar, zodat er een rustige sfeer aangeboden kan worden. De hotels zijn vaak luxueuzer, met de nadruk op design, gastronomie & genieten. 
3. Family Hotels
   Hier zijn families koning! Deze hotels spitsen zich er op toe om kinderen van elke leeftijd een spetterende vakantie aan te bieden door animatie, mini-club, groot zwembad(en), kinderbuffetten, speeltuin, ... 
4. Lowbudget
   Deze hotels hebben een zeer voordelige prijs & hebben soms wel 4 sterren. Het aantal sterren wordt voornamelijk toegekend op basis van de kamergrootte & een aantal elementen zoals haardroger, lift... Het prijsverschil voor deze hotels vertaalt zich in service, maaltijden & uitrusting van het hotel. Dit wil zeggen dat de meeste hotels niet gerenoveerd zijn, de decoratie is niet modern, een klein zwembad, maaltijdbuffetten met weinig variatie & mindere kwaliteit, minder personeel, enz... U bepaalt zelf of het prijsverschil opweegt tegen bovenstaande elementen. 

Een plooibare kinderwagen mag meegenomen worden, ter vervanging van de bagage van het kind.

Kinderen kleiner dan 1,35 meter moeten in een geschikt kinderbeveiligingssysteem meereizen. Wanneer de kinderen groter zijn dan 1,35 meter is een kinderzitje niet meer verplicht en moeten ze de veiligheidsgordel dragen.
Herman & Vandamme biedt geen kinderzitjes aan. U bent als klant verantwoordelijk om een aangepast kinderzitje te voorzien en te installeren voor uw kind.

Voor kinderen jonger dan 12 jaar, is een kids-ID verplicht.

Kinderen ouder dan 12 jaar moeten een geldige identiteitskaart  bij zich hebben.

Minderjarigen die zonder ouder of voogd het land verlaten hebben een toelating nodig met een stempel van de stad of gemeente waar hij of zijn woont.

Bestemmingen zoals Groot-Brittannië en Kroatië hebben een strenge grenscontrole. Wie geen (geldige) identiteitskaart bij heeft zal niet toegelaten worden tot het land en bijgevolg op eigen houtje moeten terug keren naar België.

Wanneer u een bestemming boekt die een internationale reispas vereist, zal dit ook van toepassing zijn op het kind.

Niet-Europeanen raden wij aan, om contact op te nemen de bevoegde ambassade.

4,5% van de totale reissom

Deze premie kan nooit worden terugbetaald 

U kan steeds annuleren maar er dient altijd een annuleringskost betaald te worden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulatie:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 30 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Ziekte, ongeval, overlijden van de verzekerde of een familielid tot in de 2de graad of van de reisgezel.

• Complicaties tijdens de zwangerschap
• Intrekken van verlof (met attest)
• Afsluiten van een nieuwe arbeidscontract
• Belangrijke schade aan onroerende goederen
• Oproep als getuige of jurylid bij een rechtbank
• Herkansingsexamen
• Adoptie van een kind
• Oproep voor een orgaantransplantatie

Bovenstaande opsomming is slechts een summier overzicht van de algemene verzekeringsvoorwaarden. Voor elke interpretatie van de voorwaarden en waarborgen geldt enkel en alleen de volledige tekst van de algemene verzekeringsvoorwaarden.

€ 4,5 per dag per persoon, voor een pakket inclusief annulering & reisbijstandsverzekering bij VAB. 

Deze premie kan nooit worden terugbetaald 

Tot 14 dagen na reservatie, per e-mail, telefoon of in ons kantoor.

Wij vragen om zo snel mogelijk een schriftelijke verklaring met een bewijs of attest door te sturen.
Dit kan per mail, via info@hervan.be of per post (Bruggestraat 517/519 - 8930 Menen)

Telefonisch kan onmogelijk geannuleerd worden.

U kan altijd annuleren, maar er zijn altijd kosten aan verbonden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulering:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 03 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Wanneer u geen annuleringsverzekering afgesloten hebt, dan moet er een annuleringskost betaald worden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulering:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 03 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Nee, een verzekering dekt het risico annulering vanaf de dag van afsluiten van de premie tot de dag van vertrek of annulering.
Wanneer je reis geannuleerd wordt, ongeacht door welke partij, heb je geen recht op terugbetaling van de premie.

Ja. Op de meeste reisverzekeringen zijn algemene uitsluitingen en voorwaarden van toepassing. Zo worden vaak reeds bestaande medische aandoeningen uitgesloten — zowel die van jouzelf als van je familieleden, reisgenoten of andere personen van wie een slechte gezondheid je zou kunnen dwingen de reis te annuleren of af te breken.

Lees daarom je polis zorgvuldig door, zodat je zeker weet dat je de juiste dekking hebt.

Moet je je reis annuleren? Doe dit dan zo snel mogelijk na het voorval, om onnodig hoge kosten te voorkomen.

Sinds 31/01/2020 maakt het Verenigd Koninkrijk geen deel meer uit van de Europese Unie. Bij gevolg moet elke reiziger een geldig Internationaal reispaspoort kunnen voorleggen. Let op deze moet tot 6 maanden na terugreis geldig blijven. Let op deze regel is in Noord-Ierland net iets complexer. Wanneer men van de Republiek Ierland de grens oversteekt naar Noord-Ierland zal men niet gecontroleerd worden op paspoort maar indien u vanop het vaste land naar Noord-Ierland reist zal deze controle wel gebeuren. 

Naast het internationaal paspoort word vanaf 02 april 2025 ook een ETA verplicht. Deze kan online worden aangevraagd vanaf 05 maart 2025.
Om deze aan te vragen heeft u een paspoort nodig en zal er worden gevraagd naar de basisinformatie van de reis. 

Meer info of ETA aanvragen? klik hier

De formaliteiten tijdens de covid periode zijn niet altijd stabiel geweest. Gelukkig is deze periode bijna achter de rug. Wat we op dit moment weten is dat u het covid safe ticket en de plf niet meer dient bij te hebben wanneer u binnen de EU of naar het Verenigd koninkrijk reist.